Microsoft Word bukan lagi hal yang asing bagi kebanyakan dari kita. Namun, sudahkah Anda memahami apa saja fungsi utamanya? Menurut Techwalla, Microsoft Word adalah program pengolah kata yang dirancang untuk membuat dokumen teks yang dapat disimpan secara elektronik, dicetak pada kertas, atau diekspor ke format PDF.

Baca Juga:

• Transformasi Belajar Siswa dengan Metode 3B (Belajar, Berlatih, Bertanding)
• Manfaat Belajar Sejarah, Pengertian dan Fungsinya

Perangkat lunak ini sangat populer di seluruh dunia, termasuk di Indonesia. Sejak di bangku sekolah, siswa umumnya sudah diajarkan menggunakan aplikasi pengolah kata ini.

Mempelajari Microsoft Word penting bagi semua orang karena dapat mempermudah berbagai pekerjaan dan tugas yang berkaitan dengan pengolahan teks. Meski dekat dengan keseharian, tak sedikit yang belum memahami fungsi utamanya. Penasaran? Simak penjelasan dari tim e-ujian berikut ini.

Apa Itu Microsoft Word?

Microsoft Word adalah perangkat lunak pengolah kata dari Microsoft. Aplikasi ini dirancang untuk membuat, menyunting, memformat, dan menata berbagai jenis dokumen teks, seperti surat, jurnal, makalah, lamaran kerja, laporan, buku, brosur, hingga kartu nama. Hasil dokumen dapat disimpan sebagai file elektronik (softcopy) dan, bila diperlukan, dicetak menjadi salinan fisik (hardcopy).

Sebagai program word processing, Microsoft Word menyediakan beragam fitur: pengaturan huruf dan paragraf, penomoran dan daftar, tabel, penyisipan gambar dan WordArt, pemformatan khusus, serta penyimpanan ke berbagai format file, termasuk .docx, .txt, dan .pdf. Kelengkapan fitur ini menjadikan Word salah satu aplikasi pengolah kata paling populer di dunia.

Microsoft Word juga merupakan bagian dari paket Microsoft Office, bersama aplikasi lain dengan fungsi berbeda, seperti Microsoft Excel untuk pengolahan angka dan Microsoft PowerPoint untuk pembuatan presentasi.

Aplikasi ini tersedia di berbagai sistem operasi, termasuk Windows, macOS, Android, dan iOS. Microsoft terus melakukan pembaruan agar Word semakin andal dan mudah digunakan, sehingga tetap menjadi pilihan banyak orang meski bermunculan banyak aplikasi serupa.

Sejarah

Microsoft Word, sebelumnya bernama Multi-Tool Word, pertama kali diperkenalkan pada tahun 1983 untuk sistem operasi Xenix. Setelah itu, Microsoft merilis versi untuk berbagai platform lain, termasuk Apple Macintosh, DOS, OS/2, SCO UNIX, dan akhirnya Microsoft Windows.

Konsep Microsoft Word banyak terinspirasi dari Bravo, program pengolah kata berbasis grafis pertama yang dikembangkan di Xerox Palo Alto Research Center (PARC). Setelah pencipta Bravo, Charles Simonyi, bersama Richard Brodie, bergabung dengan Microsoft pada tahun 1981, pengembangan Multi-Tool Word dimulai kembali pada 1 Februari 1983.

Setelah berganti nama menjadi Microsoft Word, aplikasi ini diluncurkan untuk IBM PC pada 25 Oktober 1983. Pada saat itu, pasar aplikasi pengolah kata masih didominasi oleh WordPerfect dan WordStar.

Pada tahun 1985, Microsoft merilis Word untuk Macintosh dengan fitur WYSIWYG, yang memungkinkan pengguna melihat tampilan teks tebal dan miring sebagaimana hasil cetaknya. Fitur ini menarik perhatian luas dari pengguna komputer.

Word untuk Windows kemudian hadir pada tahun 1989 dengan harga 500 dolar AS. Setahun kemudian, Microsoft merilis Windows 3.0. Tak lama setelah itu, penjualan Microsoft Word meningkat pesat karena Word 1.0 dirancang untuk bekerja optimal pada Windows 3.0, sementara pada versi Windows yang lebih lama performanya kurang maksimal.

Fungsi Microsoft Word Berdasarkan Keperluan

Microsoft Word menyediakan beragam fungsi yang dapat digunakan untuk kebutuhan bisnis, pendidikan, maupun pribadi.

1) Kebutuhan bisnis dan sekolah

Microsoft Word memudahkan pembuatan dokumen profesional melalui antarmuka yang sederhana dan templat siap pakai. Jenis templat yang tersedia antara lain:

• Proposal
• Surat (letter)
• Laporan atau paper
• Newsletter
• Resume
• Faktur (invoice) Templat tersebut membantu mempercepat pembuatan dokumen sekaligus menjaga konsistensi format dan tata letak.

2) Kebutuhan pribadi

Untuk penggunaan pribadi, Microsoft Word dapat dimanfaatkan untuk membuat kartu undangan, kartu ucapan, sertifikat, dan berbagai dokumen lain yang dapat disesuaikan sesuai kebutuhan

Fungsi Microsoft Word Secara Umum

Secara umum, berikut adalah fungsi utama Microsoft Word yang sering digunakan dalam kehidupan sehari-hari

1. Pembuatan dan pengeditan dokumen: Microsoft Word memudahkan Anda membuat dan mengedit dokumen. Anda dapat mengetik kata, kalimat, dan paragraf, lalu memperbaiki kesalahan dengan tombol Backspace/Delete. Fitur editing membantu memperbaiki ejaan, tata bahasa, menghapus typo, serta menyisipkan gambar dan elemen pendukung. Tersedia pula beragam template untuk mempercepat pembuatan dokumen.
2. Pemformatan dan penyimpanan dokumen: Word menyediakan opsi pemformatan teks seperti tebal, miring, dan garis bawah, serta pengaturan header, footer, dan penomoran halaman. Dokumen dapat disimpan ke penyimpanan komputer sehingga mudah diakses kembali ketika diperlukan.
3. Pencetakan dokumen: Word mendukung proses pencetakan dengan berbagai opsi, seperti memilih printer yang digunakan dan menentukan jumlah salinan yang akan dicetak.
4. Kolaborasi: Melalui Microsoft 365 (Word di web/Word Online), Anda dapat berkolaborasi secara real-time. Sebagai aplikasi berbasis cloud, Word memungkinkan Anda membuat, menyimpan, dan membagikan dokumen secara langsung kepada rekan kerja.
5. Pengaturan tata letak (layout): Selain perangkat lunak khusus, Word juga mampu menangani tata letak dokumen dari yang sederhana hingga relatif kompleks. Anda dapat mengatur margin, jumlah kolom, orientasi halaman, serta garis batas (border).
6. Desain dengan template: Word menyediakan template untuk berbagai kebutuhan desain seperti undangan, poster, kalender, hingga CV. Anda cukup mengisi bagian yang kosong dan menyesuaikan warna serta jenis huruf sesuai preferensi, sehingga tetap bisa menghasilkan desain menarik tanpa keahlian khusus.
7. Membaca dokumen: Word dapat digunakan sebagai pembaca dokumen yang nyaman melalui fitur Read Mode. Dalam mode ini, alat pengetikan dan pengeditan disembunyikan agar Anda dapat fokus membaca. Aktifkan melalui menu View > Read Mode.
8. Meninjau (review) dokumen: Fitur Track Changes memungkinkan Anda mengusulkan perubahan tanpa mengubah naskah asli; perubahan baru berlaku setelah disetujui penulis. Anda juga dapat menambahkan komentar menggunakan Add Comment. Keduanya tersedia pada menu Review.

Fitur Utama Microsoft Word

Microsoft Word memiliki fungsi utama sebagai perangkat lunak pengolah kata. Mengutip Geeks for Geeks, untuk menjalankan fungsi tersebut, Microsoft Word dilengkapi sejumlah fitur utama, antara lain:

Berikut versi yang lebih ringkas, informatif, dan mudah dipahami:

1. Pengetikan cepat: Microsoft Word merespons input keyboard secara instan, sehingga Anda bisa mengetik tanpa jeda yang mengganggu.
2. Pengeditan teks: Fitur hapus, sisip, ubah, salin, dan tempel tersedia dan mudah digunakan.
3. Menyimpan dokumen: Perintah Save memungkinkan Anda menyimpan pekerjaan dan membukanya kembali kapan saja.
4. Pemformatan teks: Ubah gaya tulisan seperti tebal, miring, garis bawah, jenis dan ukuran font, serta warna dengan mudah.
5. Penambahan media: Sisipkan gambar atau video ke dalam dokumen.
6. Tabel: Buat dan kelola tabel untuk menyusun data secara rapi.
7. Grafik: Tambahkan grafik untuk menampilkan data secara visual.
8. Penerjemahan: Terjemahkan potongan teks atau seluruh dokumen langsung di Word.
9. Pengaturan paragraf: Atur perataan paragraf (rata kiri, kanan, tengah, atau rata kiri-kanan/justify).
10. Perbaikan kesalahan ketik: Hapus kata, baris, atau paragraf dengan cepat; teks lain akan menyesuaikan otomatis.
11. Jarak baris: Atur spasi antarbaris dan antarapagraf agar dokumen nyaman dibaca.
12. Navigasi kursor: Pindahkan kursor antarhuruf, kata, atau paragraf dengan presisi saat mengedit.
13. Penamaan dokumen: Beri nama file saat menyimpan agar mudah ditemukan, lalu buka kembali untuk diedit, diperbarui, dikoreksi, atau dicetak.
14. Pemisah halaman (Page Break): Tambahkan batas halaman untuk mengontrol tata letak, misalnya saat memulai bagian baru atau mengatur penomoran.
15. Cari dan ganti: Temukan kata atau frasa tertentu di seluruh dokumen dan ganti sekaligus.
16. Tesaurus: Cari sinonim dan alternatif kata untuk memperkaya kosakata.
17. Header dan Footer: Tambahkan nomor halaman, tanggal, logo, atau teks lain di bagian atas atau bawah setiap halaman.
18. Orientasi halaman: Pilih orientasi Potret (Portrait) atau Lanskap (Landscape) sesuai kebutuhan.
19. Pemeriksa ejaan dan koreksi otomatis: Word memeriksa ejaan saat Anda mengetik dan memberi saran; beberapa kesalahan diperbaiki otomatis.
20. Mail Merge: Buat banyak surat atau dokumen serupa sekaligus dengan satu templat, sambil mempersonalisasi data seperti nama dan alamat.