Contoh Surat Resmi, Pengertian, Tujuan dan Fungsinya – Surat merupakan media komunikasi tertulis yang sering digunakan untuk menyampaikan informasi antara satu pihak dengan pihak lain, bisa berupa individu, kelompok, atau organisasi. Salah satu jenis surat yang umum digunakan adalah surat resmi. Surat resmi memiliki keberagaman dalam jenisnya, namun pada dasarnya merupakan surat yang disusun dan dikirim dengan tujuan resmi. Cara penulisannya pun harus memperhatikan aturan dan format yang berlaku. Untuk memahami lebih lanjut mengenai surat resmi, simak penjelasannya di bawah ini.

Pengertian Surat Resmi

Surat resmi merupakan jenis surat yang digunakan untuk keperluan formal dan resmi antara pihak-pihak tertentu, baik itu perorangan, organisasi, lembaga, maupun instansi. Surat ini harus mematuhi kaidah dan aturan tertentu, seperti penggunaan bahasa baku, isi surat yang jelas dan efektif, serta ditulis dengan cermat sesuai dengan kebutuhan komunikasi yang bersifat resmi.

Meskipun surat resmi sering digunakan untuk kepentingan pribadi, namun tetap harus mematuhi format dan aturan yang berlaku. Contoh nyata dari penggunaan surat resmi untuk kebutuhan pribadi adalah surat undangan pernikahan, dimana meskipun bersifat pribadi namun tetap harus dipersiapkan sesuai dengan aturan yang berlaku dalam penulisan surat resmi.

Tujuan Surat Resmi

Surat resmi memiliki tujuan untuk menyampaikan berbagai informasi penting seperti pemberitahuan, izin, penugasan, pengumuman, dan lain sebagainya kepada staff lembaga atau instansi terkait. Penulisan surat resmi harus mengikuti format yang sudah ditentukan secara resmi dan menggunakan bahasa yang baku. Dengan demikian, surat resmi menjadi media komunikasi yang efektif dan profesional dalam menyampaikan pesan kepada penerima surat.

Fungsi Surat Resmi

Surat resmi memiliki peranan yang khusus dan unik yang tidak dimiliki oleh jenis surat lainnya. Dalam konteks definisi surat resmi sebelumnya, terdapat beberapa fungsi yang dimiliki oleh surat resmi, di antaranya adalah:

1. Sebagai media untuk menyampaikan informasi dan pemberitahuan mengenai hal-hal tertentu dari satu pihak kepada pihak lain, seperti pengiriman gagasan atau pemikiran.
2. Sebagai bukti tertulis yang sah dan otentik. Dalam surat resmi, isi dari dokumen tersebut dapat dipercaya dan dipertanggungjawabkan. Hal ini membuat surat resmi menjadi alat yang sangat penting dalam dunia bisnis dan hukum, karena dapat digunakan sebagai bukti dalam berbagai transaksi dan perjanjian. Dengan demikian, surat resmi tidak hanya sekedar sebagai sarana komunikasi tetapi juga sebagai alat bukti yang sah dalam mengatur berbagai urusan penting.
3. Panduan kerja dalam melaksanakan suatu aktivitas atau kegiatan. Isi dari surat resmi ini mencakup langkah-langkah kerja yang harus dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu.
4. Alat pengingat bagi penerima surat, baik itu individu, institusi, maupun organisasi. Oleh karena itu, penting untuk mendokumentasikan surat resmi agar dapat digunakan sebagai referensi di masa mendatang.
5. Sebagai bukti historis dan kronologis. Dengan demikian, surat resmi menjadi dokumen penting untuk merekam sejarah suatu peristiwa atau keputusan yang telah terjadi. Fungsi ini memungkinkan surat resmi digunakan sebagai rujukan yang sah dalam menelusuri informasi yang terkait dengan masa lampau.

Meskipun teknologi telah berkembang pesat dengan adanya fasilitas seperti email atau surat elektronik, namun surat resmi dalam bentuk print out masih tetap diperlukan dalam berbagai keperluan khusus. Surat resmi print out memiliki peran yang penting dalam dunia bisnis, pemberitahuan, niaga, dan keperluan lainnya. Meskipun lebih modern, surat resmi print out tetap dianggap lebih formal dan memiliki keabsahan yang tidak dapat diabaikan. Sehingga, meskipun telah ada teknologi canggih, keberadaan surat resmi dalam bentuk print out masih sangat diperlukan dalam berbagai kegiatan dan transaksi.

Ciri-ciri Surat Resmi

Bagi Anda yang masih bingung dalam membedakan surat resmi, terdapat beberapa karakteristik yang dapat membantu Anda dalam mengidentifikasinya. Berikut adalah beberapa ciri-ciri umum pada sebuah surat resmi:

1. Penggunaan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD). Hal ini terlihat dari pemilihan kosa kata, frasa, hingga tata bahasa yang digunakan dalam surat tersebut. Dengan demikian, Anda dapat dengan mudah mengenali surat resmi berdasarkan keberadaan karakteristik bahasa tersebut.
2. Penggunaan bahasa yang singkat, efektif, dan padat. Hal ini memudahkan pembaca untuk memahami maksud dan isi surat dengan jelas.
3. Menggunakan bahasa eksplisit, yang artinya surat tersebut tidak mengandung bahasa implikasi atau sindiran. Dengan demikian, pembaca dapat dengan jelas memahami maksud dan tujuan dari surat resmi tersebut.
4. Tata letaknya yang terstruktur dengan rapi, baik dalam bentuk full block, semi block, maupun indented block. Dengan demikian, Anda dapat dengan mudah mengenali surat resmi berdasarkan tata letaknya yang teratur dan konsisten.
5. Bagian kop surat yang mencantumkan informasi tentang pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
6. Bagian-bagian tertentu yang wajib diisi, seperti nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran jika diperlukan.
7. Stempel atau cap khusus yang disertakan dalam surat tersebut. Stempel atau cap tersebut digunakan untuk menunjukkan keabsahan surat serta memberikan kesan resmi pada surat tersebut.
8. Bentuknya yang sistematis dan dibuat sesuai dengan aturan baku yang berlaku.

Contoh Surat Resmi

Berikut adalah beberapa contoh surat resmi dalam berbagai kondisi:

Contoh Surat Resmi Sekolah ke Wali

[Logo Sekolah] SMA Negeri 1 Jakarta Jl. Pangeran Antasari No. 15 Jakarta Selatan

Nomor Surat: 001/SMA1JKT/2021

Jakarta, 15 Januari 2021

Kepada Yth. Bapak/Ibu Wali Murid Di Tempat

Dengan hormat,

Dalam rangka meningkatkan kerjasama antara sekolah dan orang tua/wali murid, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri acara pertemuan wali murid yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal : Sabtu, 30 Januari 2021 Jam : 09.00 WIB Tempat : Aula SMA Negeri 1 Jakarta

Agenda acara pertemuan ini adalah sebagai berikut:

1. Laporan perkembangan akademik dan non-akademik siswa
2. Informasi terkait kegiatan sekolah dan kegiatan ekstrakurikuler
3. Penyampaian informasi terkait kegiatan pembelajaran di masa pandemi

Kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu dalam acara pertemuan ini demi terjalinnya komunikasi yang baik antara sekolah dan orang tua/wali murid.

Demikian surat undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Nama Kepala Sekolah] Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Jakarta

Tembusan:

1. Guru Wali Kelas
2. Tata Usaha Sekolah

Contoh Surat Undangan Resmi Idul Adha

[Header]

[Alamat Perusahaan]

[Alamat Tanggal]

Nomor : [Nomor Surat]

Perihal : Undangan Perayaan Idul Adha

Kepada Yth,

[Nama Penerima Undangan] [Jabatan Penerima Undangan] [Instansi Penerima Undangan]

Dengan hormat,

Kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk hadir dalam perayaan Idul Adha yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal : [Hari, Tanggal]

Waktu : [Jam]

Tempat : [Alamat Tempat]

Acara tersebut akan diisi dengan berbagai kegiatan keagamaan seperti sholat Idul Adha, Penyembelihan Hewan Kurban, dan dan Pembagian Daging Kurban. Kami berharap kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i dapat memperkaya acara perayaan Idul Adha ini.

Demikian surat undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Penandatangan] [Nama Perusahaan] [Tanda Tangan]

Contoh Surat Resmi untuk Permohonan Penelitian

[Logo Instansi/Perusahaan]

[Alamat Instansi/Perusahaan]

[Alamat]

[Telepon]

[Email]

[Website]

[Nomor Surat]

[Tempat, Tanggal]

Perihal: Permohonan Penelitian

Kepada Yth. [Instansi/Perusahaan yang dituju] Di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan rencana penelitian yang akan kami lakukan, kami dari [Nama Institusi/Perusahaan] bermaksud untuk melakukan penelitian terkait [judul penelitian]. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat dan kontribusi positif bagi pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

Untuk itu, dengan ini kami bermaksud mengajukan permohonan izin kepada pihak [Instansi/Perusahaan yang dituju] untuk melakukan penelitian tersebut. Adapun hal-hal yang perlu kami sampaikan terkait penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Tujuan Penelitian: menjelaskan secara singkat tujuan dari penelitian yang akan dilakukan.
2. Metode Penelitian: menjelaskan metode penelitian yang akan digunakan dalam penelitian tersebut.
3. Waktu Pelaksanaan: menyebutkan estimasi waktu pelaksanaan penelitian.
4. Anggaran: menyebutkan estimasi anggaran yang dibutuhkan untuk penelitian ini.
5. Manfaat: menjelaskan manfaat yang diharapkan dari hasil penelitian ini.

Kami berharap agar permohonan ini dapat dipertimbangkan dengan baik oleh pihak yang berwenang. Kami siap melakukan koordinasi dan kerjasama yang baik dengan pihak [Instansi/Perusahaan yang dituju] selama proses penelitian berlangsung.

Demikian surat permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda tangan]

[Nama]

[Jabatan]

Contah Surat Penawaran Resmi Perusahaan

[Logo Perusahaan] [Alamat Perusahaan] [Email Perusahaan] [No. Telepon Perusahaan] [Website Perusahaan]

[Tempat, Tanggal]

Kepada Yth, [Bapak/Ibu] [Jabatan] [Perusahaan] [Alamat Perusahaan]

Perihal: Penawaran Resmi

Dengan hormat,

Bersama ini kami dari [Nama Perusahaan] ingin mengajukan penawaran resmi untuk kerjasama dengan Perusahaan Bapak/Ibu terkait [Jenis Produk/Jasa]. Kami yakin bahwa produk/jasa yang kami tawarkan dapat memberikan manfaat dan solusi yang terbaik untuk memenuhi kebutuhan Perusahaan Bapak/Ibu.

Adapun rincian penawaran kami adalah sebagai berikut:

1. Nama Produk/Jasa: [Nama Produk/Jasa]
2. Spesifikasi Produk/Jasa: [Spesifikasi Produk/Jasa]
3. Harga Penawaran: [Harga Penawaran]
4. Syarat dan Ketentuan: [Syarat dan Ketentuan]
5. Waktu Pengerjaan: [Waktu Pengerjaan]
6. Garansi: [Garansi Produk/Jasa]
7. Metode Pembayaran: [Metode Pembayaran]

Kami juga melampirkan beberapa dokumen pendukung terkait penawaran ini, antara lain:

1. Brosur Produk/Jasa
2. Daftar Harga
3. Contoh Kontrak Kerjasama

Apabila Bapak/Ibu berkenan untuk bekerjasama dengan kami, kami siap untuk melakukan negosiasi lebih lanjut agar dapat mencapai kesepakatan yang menguntungkan kedua belah pihak. Kami juga terbuka untuk menjawab pertanyaan atau memberikan klarifikasi terkait penawaran ini.

Demikian penawaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. Kami berharap dapat bekerjasama dengan Perusahaan Bapak/Ibu dalam waktu dekat.

Hormat kami,

[Nama] [Jabatan] [Nama Perusahaan]

Lampiran:

1. Brosur Produk/Jasa
2. Daftar Harga
3. Contoh Kontrak Kerjasama